Hoe het nieuwe leerplein tot stand kwam: een succesverhaal

Opleidingsadviseurs Sheeba Sommer, Jantina de Vries en Nadine Welgraven vormen het kernteam LMS. ‘We willen leren bij Bartiméus nog leuker maken.’

‘Het oude leermanagementsysteem was toe aan vernieuwing’, vertelt Sheeba, initiator van het nieuwe systeem. ‘Voordat ik hier twee jaar geleden kwam, heb ik tien jaar in de ICT-branche gewerkt dus ik wist goed wat de mogelijkheden waren.’ Gebruiksvriendelijkheid is bij het nieuwe systeem een heel belangrijk uitgangspunt. ‘We willen de medewerkers een palet aan benaderbare, laagdrempelige, consistente leerinterventies bieden’, zegt Jantina. ‘Ze loggen in en zien in één oogopslag met de kleuren rood, oranje en groen hoe het met de scholing gesteld is, hoever ze al zijn en wat er nog gedaan moet worden. Dat werkt heel motiverend.’ 

Flexibel

Via het managersdashboard kunnen managers checken wanneer bepaalde competenties verlopen. Het systeem heeft een rapportagefunctie. ‘En voor ons als opleidingsadviseurs is het leerplein een geweldige tool om de leertrajecten vorm te geven, ook op een blended manier’, zegt Sheeba. ‘Het leuke van het nieuwe leerplein is dat het kan meegroeien met de organisatie, met nieuwe technologieën en de veranderende eisen en wetgeving in de zorg en de samenleving.’ Dat flexibele van het systeem werkt heel inspirerend. ‘We komen steeds op nieuwe ideeën en kijken voortdurend hoe we het nog mooier, beter en vollediger kunnen maken’, zegt Nadine.

Van elkaar leren

‘We hebben zorgvuldig een aanbieder geselecteerd die tegemoet kon komen aan onze eisen en wensen’, vertelt Sheeba. ‘We zochten in de aanbieder mede een partner die met ons mee kon en wilde denken, met wie we het systeem samen konden opbouwen. Die hebben we gevonden. Bij alles wat we vragen kijkt de aanbieder of het mogelijk gemaakt kan worden. Ze onderzoeken ook of andere organisaties er baat bij kunnen hebben.’ Jantina noemt een voorbeeld. ‘Onlangs brainstormden we in een online sessie met drie andere organisaties over de mogelijkheden van sociaal leren. Daarbij leer je van elkaar, door online kennis te delen en te reageren op elkaar. De aanbieder gaat dat door ontwikkelen.’

Meteen live

Het kernteam ontwikkelde het project stap voor stap. ‘We maakten een plan, deden een inventarisatie bij de verschillende stakeholders, startten het selectietraject op en presenteerden tussentijds steeds de voortgang bij de stuurgroep ICT’, zegt Sheeba. ‘Op een gegeven moment hebben we een klankbordgroep van managers en teamleiders opgericht voor de ontwikkeling van het managersdashboard. Vervolgens zijn we met versie 1.0 meteen live gegaan met de basisfunctionaliteiten. We wilden al doende van het basissysteem leren en op deze manier kun je meteen bijsturen waar dat nodig is.’ 

Gedegen aanpak

Het werkt als je het gedegen aanpakt, constateert het kernteam. ‘We hadden een duidelijk projectplan en een uitgebreide lijst met wensen en eisen waaraan we alles wat we deden konden toetsen. De juiste mensen schakelden we op het juiste moment in. We werkten projectmatig, op een Agile-manier, zodat we steeds tijdig konden bijsturen waar nodig. Een jaar lang bespraken we wekelijks elke woensdagochtend met het kernteam LMS en de aanbieder online onze actielijst. In deze werkwijze herken je de PDCA-cyclus. Het is een enorme klus geweest, maar het heeft gelopen zoals het moest lopen.’ Communicatie speelt daarin een essentiële rol. ‘Gelukkig dacht de afdeling Communicatie geweldig mee. Zo hadden we op Blue Monday, de meest deprimerende dag van het jaar op 18 januari, alle medewerkers een berichtje gestuurd met een hand: “Aangenaam kennismaken”. Met een druk op de knop kwamen ze op het leerplein terecht en daar stond de cursus “Optimisme voor Beginners” klaar. Geweldig.’ 

Niet persoonsafhankelijk

In het kernteam heeft iedereen haar eigen rol. ‘Nadine richt zich op de generieke scholing zoals Verpleegtechnische Handelingen, bhv en bijvoorbeeld Leiderschap. En ze beschikt over een grote dosis feitenkennis’, zegt Jantina. ‘Sheeba en ik houden ons bezig met het gedeelte scholing visuele beperking.’ Sheeba voegt toe: ‘Jantina is met haar bijna 25-jarig dienstverband bij Bartiméus een bron aan onmisbare informatie. En we hebben alle drie affiniteit met techniek. Het project is niet persoonsafhankelijk. Als één van ons uitvalt, kan het zo door anderen worden opgepakt. Dat vonden we wel heel belangrijk.’ 

Legio mogelijkheden

Het leerplein is inmiddels een professioneel platform om trots op te zijn. ‘We krijgen nauwelijks vragen om uitleg binnen’, zegt Nadine. ‘Het is dan ook een heel intuïtief, logisch systeem waarbij geen instructie nodig is. Je ziet meteen wat je moet doen. We merken dat er heel actief gebruik van wordt gemaakt.’ Zoals het een goed systeem betaamt, is het een groeisysteem. ‘We zien steeds meer mogelijkheden’, zegt Jantina. ‘We zijn nu bezig met het managersdashboard’, zegt Sheeba. ‘We richten de scholingsprofielen goed in. En zo ontwikkelen we verder. Het leuke is dat onze branchecollega’s Visio en Robert Coppes hetzelfde leermanagementsysteem hebben geselecteerd. Zo’n eensluidend systeem draagt echt bij aan de kwaliteit van onze branche.’